重要提示：
- 工作账号或学校账号：如果您使用的是通过工作或学校获得的 Google 账号，您所在的组织可能会限制您与外部共享文件的方式。
- 共享云端硬盘：如果您要为团队或组织共享文件，请了解如何使用共享云端硬盘存储和共享文件或文件夹。
- 云端硬盘政策：为确保所有云端硬盘用户的使用安全，所有共享内容均须遵守 Google 云端硬盘计划政策。
本文包含以下主题：
了解共享权限和限制
您可以与他人共享您存储在 Google 云端硬盘中的文件和文件夹，并选择他们是否可以查看、评论或编辑您的内容。
了解访问权限级别和角色
- 查看者：可以查看文件或文件夹，并可以打开共享文件夹中的所有文件，但无法进行更改、添加评论或共享其中的内容。
- 评论者：可以对文件发表评论和建议。对于共享文件夹，评论者可以查看共享文件夹中的各个文件并添加评论，但无法修改文件夹结构或共享内容。
- 编辑者：可以打开、编辑、删除或移动文件夹中的任意文件，也可以添加新文件。默认情况下，编辑者还可以更改权限并与他人共享内容。
注意：如果您使用的是共享云端硬盘，请详细了解文件访问权限在共享云端硬盘中的运作方式。
在共享文件或文件夹之前，请先了解 Google 云端硬盘如何管理访问权限以及权限沿用机制。
了解文件夹权限沿用机制的运作方式
当您共享某个文件夹时，其中的所有文件和子文件夹都会沿用相同的共享权限。
- 您针对特定文件向某人授予的访问权限不能低于此人对该文件所在父文件夹的访问权限。
- 例如，如果某人对某个文件夹拥有“编辑者”权限，那么您就无法将其设置为该文件夹中单个文件的“查看者”。
- 如果您尝试降低该用户对单个文件的访问权限，Google 云端硬盘将会提示您改为在文件夹级别更改其权限。
- 如果某个特定文件需要更严格的权限，您有两种操作方式可选：
- 您可以将文件移至新文件夹或其他文件夹。将文件移至您拥有的文件夹后，您就可以控制其共享设置了。
- 您可以将文件移至访问权限受限的专用文件夹。了解如何限制对文件夹的访问权限。
提示：在文件的原始位置创建该文件的快捷方式，以便其他人仍能轻松找到该文件。
共享限制
- 一个文件最多可以与 600 个不同的邮箱共享。
- 同一 Google 文件最多只能在 100 个标签页或设备中同时打开并编辑。如果超出此限制，则只有文件所有者和拥有编辑权限的部分用户可以编辑该文件。
共享和管理访问权限
与特定用户或群组共享
- 前往 Google 云端硬盘、文档、表格、幻灯片或 Vids。
- 提示：如果您在“共享 +”旁边看到了一个圆点，则表示您有待处理的共享请求。
- 选择该内容。如需共享多项内容，请按住 Shift 键，然后选择相应内容。
- 点击“共享 +”。
- 输入邮箱或 Google 群组。如果您使用的是工作账号或学校账号，可能会看到建议的接收者。如要停止显示建议的接收者，请前往“云端硬盘设置”。
- 选择“查看者”“评论者”或“编辑者”。
- 勾选“通知对方”以发送邮件提醒；如果您不想通知对方，请取消选中该项。
- 点击“发送”或“共享”。
允许常规访问（通过链接共享）
- 选择相应内容，然后点击“共享 +”。
- 在“常规访问权限”下方，点击下拉箭头。
- 选择可访问该链接的用户：
- 受限：只有获得访问权限的用户才能打开该文件。
- 知道链接的任何人：互联网上所有知道该链接的用户都可以打开该文件，且无需登录 Google 账号。拥有该链接的所有用户都能查看该文件。
提示：
- 如果您使用的是工作账号或学校账号，您的管理员可能会限制进行外部链接共享。
- 未登录 Google 账号的用户将显示为匿名动物。详细了解文件中出现的匿名动物或未知用户。
- 您的组织（仅限工作账号或学校账号）：组织中的任何用户都可以访问该文件，具体取决于管理员允许的共享级别。
- 选择角色，点击“复制链接”，然后点击“完成”。
停止、限制共享或更改共享设置
查看拥有访问权限的用户
-
右键点击相应内容
- 依次选择“更多”
“文件信息”
- 在右侧的详细信息面板中，点击“管理访问权限”。
- 点击“管理访问权限”。
停止分享
- 打开“共享”菜单。
- 找到相应用户
- 选择“解除使用权限”。
- 点击“保存”。
限制对文件夹的访问权限
如果您限制了对某个文件夹的访问权限，则只有获得您授权的用户才能打开该文件夹。
- 右键点击相应文件夹，然后依次点击“共享”
。
- 开启“限制访问”。
- 点击“返回”可添加或移除应拥有访问权限的特定用户。了解 Google 云端硬盘中文件和文件夹的受限访问权限。
添加失效日期
- 在“共享”菜单中，点击用户姓名旁边的下拉箭头
- 选择“添加到期日期”。
- 请选择一年内的某个日期。
- 点击“保存”。
提示：此功能适用于工作账号和学校账号。对于文件夹，此功能仅适用于“查看者”角色。
禁止下载或复制
- 打开“共享”菜单
- 点击“设置”图标
- 在“可以下载、复制、打印和通过 Gemini 访问的人员”选项下，取消选中“编辑者”或“评论者和查看者”，或两者均取消选中。
禁止编辑者进行共享
- 前往“设置”
- 取消选中允许编辑者更改权限和共享内容。
- 提示：如果您的文件位于共享文件夹中，则该文件夹的权限会覆盖您为该文件选择的所有设置。
转让所有权
- 在“共享”菜单中，点击相应用户姓名旁边的下拉箭头，
- 选择“转移所有权”
- 点击“是”。了解如何指定他人成为您文件的所有者
共享至 Chat 聊天室或会议
Chat 聊天室
- 前往 Google Chat。
- 选择聊天室。
- 依次点击“集成菜单”
- 点击“插入”。
- 或者，您也可以从云端硬盘中复制相应链接，然后前往 Google Chat 并将该链接粘贴到消息字段中。
- 后续加入聊天室的人员将自动获得该聊天室所共享的文件和文件夹的访问权限。
会议参加者
- 打开文件。
- 点击“共享”
- 输入会议名称并选择角色
- 点击“发送”。
高级协作和问题排查
了解删除或移除共享文件后会出现什么情况
如果您是文件所有者：
- 文件会进入回收站。
- 在您将该文件永久删除前，协作者仍然可以查看、评论或复制该文件。
- 如果您想要指定其他人成为文件所有者，则可以转移所有权。了解如何指定他人成为您文件的所有者
如果您不是文件的所有者：
- 您无法删除不归自己所有的文件。
- 如果您从共享文件夹中移除了某个文件，则该文件会移至其所有者的“我的云端硬盘”。
- 只有文件所有者才能撤销移动操作。
了解外部文件提醒功能
如果您使用的是 Google Workspace 账号（例如 Workspace 商务版、企业版或教育版账号），云端硬盘可能会在组织外部人员可访问的文件上显示“外部”提醒标记。
您可能会在以下文件中看到此标记：
- 归组织外部人员所有或已与组织外部人员共享的文件。
- 已与外部 Google 群组共享的文件。
- 已在有外部成员在的 Google Chat 聊天室中共享的文件。
- 已发布到网络或可公开访问的文件。
此功能有助于识别可能有害的文件，并在共享机密信息时提醒您保持谨慎。管理员可以选择关闭此功能。
Google 表单共享选项
Google 表单的共享选项与标准文件的有所不同。
- 如果需要收集很多信息，您可以创建 Google 表单。
- 收集到的回复将记录在一个 Google 表格中。
- 您可以仅向需要处理这些回复的用户授予编辑权限。
- 如要允许超过 100 名用户打开这些回复内容，您可以将该电子表格发布到网络，然后创建共享链接，以便与有权访问的人员共享该表格。了解如何发布文件。
以 MP4 格式共享 Vids 文件
您可以将视频作为 MP4 文件进行共享。由于 Google Vids 没有“发布到网络”选项，因此这种方法非常实用。如要共享 Vids 文件，请执行以下操作：
- 在电脑上打开相应文件
- 依次点击“共享”
向协作者发送邮件（通过电脑操作）
您可以直接通过文件向协作者发送邮件。在电脑上，
- 打开文件
- 依次点击“更多操作”
此功能便于您将重大修订告知协作者，或与他们共享更新内容。
排查文档共享人数过多导致的问题
如果文档已与多人共享，并且出现了崩溃或更新缓慢的情况，请执行以下问题排查步骤：
- 创建 Google 表单来收集相关反馈，而不是让用户直接在该文档中添加评论。
- 删除旧信息，或将该文档发布到网络。发布的文档越短，加载速度会越快。
- 减少拥有编辑权限的用户数量，或创建一个仅供访问的新文档用于与多人共享。
- 创建文档副本时，不包含已解决的评论和建议。
- 要求用户在不使用文档时将其关闭。
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